为规范勤工的挂帐流程，促进财务工作顺利进行，现对在勤工实体（含云山咖啡屋、云山优座咖啡屋、云山小站、云山咖啡阁、云山水榭、云山书吧等实体）消费进行挂账的流程作以下说明：

一、学校老师/单位因公务接待活动在勤工实体消费需要挂账时，应出具盖章邀请函和接待清单（见附件一：《公务活动邀请函审批表》和附件二：《广东外语外贸大学国内公务接待清单》），实体工作人员收好邀请函和接待清单后应保管好，附上对应挂账单交往财务部，由财务部员工跟单。

二、如无法出具盖章邀请函和接待清单，实体工作人员需要在相应挂账单上记下挂账信息，并登记挂账经办老师姓名、单位名称、办公室地址、联系方式及挂账事由。（接单前可要求经办老师出具校园卡等有效证件确认校内教师身份，并确认挂账事由已知会对应单位“财务一支笔”）

三、公务接待管理流程及注意事项详见学校文件附件三：《公务接待管理流程及注意事项》。

四、挂账注意事项：

1．实体消费尽量避免使用挂账单。

2．登记挂账单信息时，挂账事由应当详细写明接待和宴请的项目，不能只简单地写“接待”或“宴请”。

3．如挂账经办老师临时没有准备资料，实体工作人员应提醒其所缺资料，并在挂账单上注明。对应实体须及时跟挂账经办老师索要所缺资料，并在一个月内填完并签好《校内转账（付款）通知单》连同挂账单、已盖章签字邀请函和接待清单一起提交勤工财务部结账。（邀请函和接待清单、校内转账通知单均需“财务一支笔”签字）

4.以上挂账所需《公务活动邀请函审批表》和《广东外语外贸大学国内公务接待清单》仅针对校外接待。如校内接待只需提供由接待单位盖章的校内接待名单（见附件四：《校内接待名单模板》）即可。

广外云山学生勤工助学

2017年9月20日

附件一： 公务活动邀请函审批表.xls

附件二： 广东外语外贸大学国内公务接待清单.doc

附件三： 公务接待管理流程及注意事项.doc

附件四： 校内接待名单模板.doc