基本介绍

广东外语外贸大学云山学生勤工助学秘书处是在广东外语外贸大学云山勤工校友会领导下，以服务云山勤工校友，促进勤工校友与云山学生勤工助学共同发展，加强云山勤工校友与在校云山勤工学生沟通交流为宗旨的学生组织。云山勤工秘书处主要负责协助广外云山勤工校友会成立及联系各云山勤工校友分会，及时更新与维护广外云山勤工校友网内容，并通过网站以及刊物及时报道勤工动态、各类云山勤工校友活动和工作动态，组织各地区各类云山勤工校友活动。

云山勤工校友会秘书处是广外云山勤工校友会的日常工作执行机构，内设秘书长副秘书长各一名，由云山勤工校友会理事会成员兼任，负责秘书处工作计划制定、统筹和财务审批等工作；设主任主任各一名，副主任两名，由校内学生担任，负责秘书处日常工作执行管理等工作。秘书处下设综合事务部、信息联络部、组织策划部。

理事会：决策机构

秘书处：日常工作执行机构

秘书长：宋俊文  许伟灿

综合事务部：负责秘书处人事、行政、财务等日常事务；负责收集、整理勤工校友信息，管理校友档案，维护校友数据库；

信息联络部：负责校友会网站、微博、Q群等平台建设、维护及管理；负责校友会活动的宣传与报道、季度刊物的编写工作;

组织策划部：负责组织策划校友联谊活动、经验交流会、理事会议等活动。

云山勤工秘书处工作说明

综合事务部

一、云山勤工秘书处对口人员管理制度

每年5月整个云山学生勤工助学各单位主管换届完成后，原则上由各单位人事主管兼任秘书处对口人员，若该单位人事主管公务繁忙，可由另一名主管或主管级以上人员担任，南北校董事会各有一名常务董事对口秘书处。所有对口人员任期为一年，如果某单位临时更换对口人员，需及时向秘书处说明并提交新对口人员信息。秘书处收集对口人员信息后，建立对口人员群，并加飞信，以便日后工作传达。

对口人员主要工作：

1.日常传达及转发秘书处需要传达给各单位的通知、邀请函等文件；

2.离退、毕业季，各单位对口人员收集整理好各自单位的离退、毕业勤工人信息，再发给秘书处相关负责人进行汇总；

3.毕业勤工人信息收集，每年3月通过各单位秘书处对口人员收集该单位毕业离退勤工人信息，并进行汇总整理。

二、毕业勤工人通讯录制作

此通讯录完成电子版制作后，主要是对毕业勤工人进行发放，秘书处存有电子版存档，其他部门如有需要可向秘书处索取。

三、年级联络员

从00级开始，每个年级都有一名对应的联络员，综合事务部员工分别对口一个年级联络员，以便各个年级云山勤工校友资料的补充与完善。

组织策划部

四、毕业勤工人活动策划及开展

每年10月份举行的职业交流会；每年5月份举行的云山勤工校友会理事会会议等等。

信息编辑部

五、优秀勤工人专访

提前2周准备：1、与公关部联系，由公关部协助准备采访稿等；

2、确定采访对象，与采访对象取得联系并确定采访时间、地点。

采访后由公关部协助秘书处形成正式采访稿件，投放云山勤工网站。

六、日常与毕业勤工人保持联系

逢传统节日（视具体情况而定），由信息编辑部拟定节日祝福的电子版，先提交主任审核，再提交董事会审核，审核通过后由秘书处信息部安排对口人员发送给毕业勤工人。

 七、云山勤工Q群管理

 八、云山勤工校友会微博管理

 九、校友刊物的出版

    2012年第一学期为刊物的编辑阶段，旨在第二学期三月中旬中心出版第一本云山勤工校友刊物。

 十、云山勤工网站的构建与管理

     2012年第一学期为设计阶段，旨在第二学期4月份网站完成并使用。