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关于规范勤工实体消费挂账流程的通知

来源:云山学生勤工助学 日期:2017-06-07 点击:

    

  

为规范勤工的挂帐流程,促进财务工作顺利进行,现对在勤工实体(含云山咖啡屋、云山优座咖啡屋、云山小站、云山咖啡阁、云山水榭、云山书吧等实体)消费进行挂账的流程作以下说明:

一、学校老师/单位因公务接待活动在勤工实体消费需要挂账时,应出具盖章邀请函和接待清单(见附件一:《公务活动邀请函审批表》和附件二:《广东外语外贸大学国内公务接待清单》),实体工作人员收好邀请函和接待清单后应保管好,附上对应挂账单交往财务部,由财务部员工跟单。

二、如无法出具盖章邀请函和接待清单,实体工作人员需要在相应挂账单上记下挂账信息,并登记挂账经办老师姓名、单位名称、办公室地址、联系方式及挂账事由。(接单前可要求经办老师出具校园卡等有效证件确认校内教师身份,并确认挂账事由已知会对应单位财务一支笔”)

三、公务接待管理流程及注意事项详见学校文件附件三:《公务接待管理流程及注意事项》。

四、挂账注意事项:

1.实体消费尽量避免使用挂账单。

2.登记挂账单信息时,挂账事由应当详细写明接待和宴请的项目,不能只简单地写“接待”或“宴请”。

3.如挂账经办老师临时没有准备资料,实体工作人员应提醒其所缺资料,并在挂账单上注明。对应实体须及时跟挂账经办老师索要所缺资料,并在一个月内填完并签好《校内转账(付款)通知单》连同挂账单、已盖章签字邀请函和接待清单一起提交勤工财务部结账。(邀请函和接待清单、校内转账通知单均需“财务一支笔”签字)

4.以上挂账所需《公务活动邀请函审批表》和《广东外语外贸大学国内公务接待清单》仅针对校外接待。如校内接待只需提供由接待单位盖章的校内接待名单(见附件四:《校内接待名单模板》)即可。

广外云山学生勤工助学

2017年920

    

   

    

  

      

     

附件一: 公务活动邀请函审批表.xls

附件二: 广东外语外贸大学国内公务接待清单.doc

附件三: 公务接待管理流程及注意事项.doc

附件四: 校内接待名单模板.doc

    

      

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